Jak usprawnić i zautomatyzować zapisy na zajęcia w klubie fitness

Łatwe planowanie zajęć jest prawdopodobnie jedną z najbardziej istotnych czynności dla właściciela klubu i jego pracowników. Dostępność i czytelność utworzonego grafiku, jest bardzo ważna z punktu widzenia klubowiczów. Pełna przejrzystość pod względem dostępnych treningów i łatwej opcji zapisów na wybrane zajęcia to niewątpliwie istotny element zadowolenia i komfortu każdego klienta. W całym tym procesie niezwykle pomocny jest dobry system do zarządzania klubem fitness, dla którego kalendarz zajęć jest jedną z bazowych funkcjonalności. Ponadto system usprawnia całą pracę nad harmonogramem zajęć w zupełnie odmienny sposób niż tradycyjna papierowa forma planowania. O zaletach automatyzacji zapisów pisaliśmy TUTAJ

Stały dostęp do aktualnego grafiku

Najważniejszym elementem przy zmianie konfiguracji zajęć, jest możliwość zapewnienia wszystkim klubowiczom dostępu do bieżącego rozkładu treningów bezpośrednio po jego aktualizacji. W dzisiejszych czasach klienci korzystają z aplikacji mobilnych dla większości usług dostępnych na rynku. Prawidłowo opracowany program do obsługi klubu fitnessumożliwia łatwy i szybki dostęp wszystkim zainteresowanym do zawsze aktualnego rozkładu planowanych zajęć. Zaledwie kilka chwil i użycie kilku kliknięć w programie pozwala członkom klubu dokładne sprawdzić siatkę zajęć oraz wszystkie szczegóły z tym związane.

Łatwy sposób wprowadzania zmian w grafiku

Jeśli kiedykolwiek korzystałeś z kalendarza online to z pewnością użycie funkcji planowania zajęć poprzez system do zarządzania klubem fitness nie będzie dla ciebie problemem. Dodawanie i modyfikacja grafiku zajęć to niezwykle proste czynności. Równie mało skomplikowana jest możliwość anulowania lub zmiany trenera prowadzącego dane zajęcia. Dodatkowo samo wprowadzenie w program zaktualizowanego kalendarza zajęć, jest banalnie łatwe i bezproblemowe. Nie zapomnijmy również, że dobry program do obsługi klubu fitness,daje możliwość powiadomienia klubowiczów o wprowadzonych zmianach poprzez wysłanie dodatkowej wiadomości email. 

Dostęp do grafiku w systemie do zarządzania klubem fitness

System do zarządzania klubem fitness umożliwia wszystkim właścicielom klubu możliwość integracji grafiku ze stroną www. Dla przykładu:

Tak wygląda publiczny grafik generowany przez system WodGuru. Oprócz możliwości dodania go do swojej strony macie również możliwość dzielenia się bezpośrednim linkiem kierującym do aktualnego rozkładu zajęć.

🚀 Darmowy ebook!

Optymalizator zapisów na zajęcia

Ten bezpłatny ebook pomoże Ci zwiększyć liczbę rezerwacji na zajęcia, jednocześnie oszczędzając Twój cenny czas każdego dnia!

*Tylko dla właścicieli klubów!

📥 Pobierz

Następnym miejscem, gdzie klubowicz może znaleźć grafik, jest jego aplikacja mobilna. Każdy klient dostaje do niej dostęp bezpośrednio po rejestracji w klubie. W miejscu tym klubowicz będzie widział dokładny grafik zajęć dostosowany do wybranego przez niego karnetu.

System do zarządzania klubem fitness a zapisy na zajęcia

Dobry system powinien umożliwiać klientom bardzo łatwe i bezproblemowe zapisy na zajęcia. Zobaczcie, jak można zapisać się na zajęcia, mając już aktywne konto w WodGuru.

Cały proces począwszy od wyłączonej aplikacji do zapisania na zajęcia, trwa dosłownie 3 sekundy.

Program pozwoli również wszystkim zainteresowanym klubowiczom na stworzenie swojego konta (z kupnem karnetu lub bez) dla osób, które nie mają jeszcze konta w klubie. Aby sprawdzić jak to działa, kliknijcie na „Zapisz się” w grafiku wyświetlonym we wcześniejszym akapicie.

Dostosowanie zapisów na zajęcia do swojego klubu

System pozwala właścicielom klubów ustawić szczegółowe parametry dotyczące zapisów na poszczególne zajęcia. Dla przykładu:

• Ustawienie czasu blokady możliwości wypisywania się z zajęć. Jest to opcja uniemożliwiająca rezygnację z zajęć na kilka minut przed ich rozpoczęciem. Takie zachowanie niestety jest przyczyną blokowania miejsca na zajęciach dla innych chętnych. Bardzo często kluby decydują się więc na czas 60 minut.
• Ustawienie czasu na zapisywanie się na zajęcia (od – do). To czynność, która nie tylko eliminuje zapisy na ostatnią chwilę, które mogą zaskoczyć i wywołać zamieszanie, ale również uniemożliwia rezerwowanie zajęć na długo przed ich terminem (np. miesiąc przed).

Radzenie sobie z benefitowcami

Właściciele klubów często narzekają na klubowiczów z kartą multisport. Głównym problemem jest brak zaangażowania takich klubowiczów. Co przekłada się na zajmowanie miejsc na zajęciach, a następnie brak obecności na nich.

System do zarządzania klubem fitness pomoże rozwiązać ten problem. Dość łatwym sposobem jest prowadzenie kar za nieobecność. Klub ustala, że każda osoba z kartą multisport, musi mieć w swoim systemowym portfelu co najmniej 20 zł. Jest to kwota na poczet kar za nie wypisywanie się z zajęć w odpowiednim terminie. Wytłumaczę, jak to działa od strony systemu:

1. W systemie ustalamy, że karą za brak obecności na zajęciach jest np. kwota 10zł.
2. Po rejestracji klubowicza w systemie pobieramy od niego zwrotną zaliczkę, np. 20zł.
3. Gdy klubowicz nie przystąpi do zajęć i nie wypisze się z nich w wyznaczonym przez klub terminie, trener sprawdzający obecność na zajęciach zrobi to za niego. Na klubowicza zostanie automatycznie naliczona kara w wysokości 10 zł z dostępnej na jego koncie kwoty 20 zł.
4. Gdy klubowicz pojawi się w klubie, a w jego portfelu nie będzie już 20 zł, wówczas powinien dopłacić brakującą sumę.
5. W przypadku gdy klubowicz rezygnuje z usług klubu, zwracamy mu bieżącą zawartość rachunku (portfela).

Inną opcją której możemy użyć, żeby faworyzować karnetowych klubowiczów ponad benefitowymi, jest skrócony czas zapisów na zajęcia. Czyli, dla przykładu osoba z benefitem, może zapisać się maksymalnie na 3 dni przodu, a osoba z karnetem na 7 dni.

Bardzo ważne jest, aby cały ten proces był klarowny dla klubowiczów i jasno rozpisany w regulaminie klubu.

Lista rezerwowa

Oprogramowanie do klubu fitness daje możliwość włączenia list rezerwowych na zajęciach. Jest to prosty i pomocny sposób na radzenie sobie ze zbyt dużą ilością osób chętnych do zapisów na konkretne zajęcia. W momencie gdy limit osób zapisanych na konkretne zajęcia zostanie osiągnięty, wówczas każda następna osoba będzie mogła zapisać się do listy rezerwowej. Lista rezerwowa nie uprawnia klubowicza do przyjścia na zajęcia, ale w przypadku rezygnacji z zajęć jednego z klubowiczów, pierwsza osoba z listy zajmuje jej miejsce. Co ważne, system automatycznie wysyła wiadomość do tej osoby o wpisaniu jej na zajęcia, którymi była zainteresowana.

🚀 Darmowy ebook!

Zapełniacz zajęć w klubie

Ten bezpłatny ebook pozwoli Ci zapełnić zajęcia w grafiku i pozbyć się problemu nieodwołanych rezerwacji!

*Tylko dla właścicieli klubów!

📥 Pobierz

Dostosowanie grafiku do potrzeb klubowiczów

System do zarządzania klubem fitness daje możliwość śledzenia które zajęcia są bardziej popularne, a które mniej. Kontrola uczestnictwa w poszczególnych zajęciach to świetny sposób na usprawnienie całego systemu planowania zajęć. Podajmy przykład. Jeśli wtorkowe wieczory są mało atrakcyjne dla klientów, wówczas swoje kolejne decyzje powinieneś ukierunkować na bardziej popularne treningi oraz trenerów. Dokonanie zmian pozwala na sprawdzenie, czy oba z wymienionych wyżej czynników mają wpływ na podejmowane decyzje przez uczestników zajęć. Jeżeli więc jakieś dni są bardziej oblegane, może warto dorzucić jakieś zajęcia w tym właśnie czasie?

Dobry system do zapisów na zajęcia robi wrażenie na klientach

Co najważniejsze, osoby zainteresowane zajęciami sportowymi doceniają kluby fitness, które z nienaganną płynnością i precyzją obsługują klientów, którzy im zaufali. Ludzie są zazwyczaj pod wrażeniem, gdy firma przeznacza środki na wdrożenie w funkcjonowanie klubu programów do obsługi swoich klientów. Jest to przejaw dbałości o wygodę i komfort wszystkich członków, a także wzajemne poszanowanie cennego czasu. Usprawniając proces planowania zajęć, usprawniasz i ułatwiasz życie zarówno sobie, jak i wszystkim klubowiczom. Wszystko to sprawia, że system do zarządzania klubem fitness zmienia ścieżkę funkcjonowania firmom, które w niego inwestują.