Jak wybrać system do zarządzania klubem fitness (lub innym obiektem sportowym)?

Niekończąca się lista zadań administracyjnych właścicieli i pracowników klubów fitness, każdego miesiąca zabiera mnóstwo czasu i zaangażowania. Jednak zarządzanie własnym biznesem nie zawsze musi być czasochłonne i wymagać od pracowników dużej aktywności i nakładów pracy. Zaoszczędzony czas warto spożytkować na efektywne zarządzanie: rozwój klubu, marketing firmy, pozyskiwanie nowych klientów i umacnianie relacji z członkami klubu. Doskonałym rozwiązaniem jest odpowiedni system do zarządzania klubem fitness. Jest to skuteczny sposób na usprawnienie większości zadań i obowiązków pracowniczych związanych z zapleczem działalności firmy.


W poniższej treści postaramy sobie odpowiedzieć na pytanie: Jak wybrać system do zarządzania klubem fitness? Przyjrzymy się bliżej dostępnym funkcjom takiego programu oraz korzyściom, jakie jego wprowadzenie może przynieść Twojej firmie. Przygotowaliśmy dla Ciebie darmowy plik Excel: „Lista rzeczy do sprawdzenia przy wyborze systemu do zarządzania klubem”

Ile kosztuje system do zarządzania klubem fitness?

Dostępne na rynku systemy uzależniają swój cennik od funkcjonalności, rodzaju supportu, liczby personelu, członków oraz lokalizacji, którymi dysponuje dany klub. Wiele systemów w swojej ofercie posiada kilka pakietów różniących się modułami i funkcjonalnością. Szeroki wachlarz usług daje możliwość wyboru oprogramowania, które faktycznie potrzebuje twój klub. Warto pamiętać, że system do zarządzania klubem nie musi być drogi, a jego użytkowanie skomplikowane.
Jak zatem powinna wyglądać korzystna oferta i cena programu do obsługi obiektu sportowego? Oto kilka cennych wskazówek:

  • Dostęp do przejrzystej oferty z uwzględnieniem cen bez dodatkowych (ukrytych) kosztów. 
  • Oferta cenowa dostosowana do klubu, z uwzględnieniem wielkości firmy i jej możliwości finansowych. 
  • Zmniejszenie początkowych kosztów usługi, umożliwiając korzystny start i stopniowe wdrożenie systemu do zarządzania w klubie.
  • Darmowy przegląd systemu na zasadzie okresu próbnego i testowania oprogramowania (darmowe demo, darmowe założenie konta klubu).
  • Możliwość okresowego użytkowania systemu bez żadnych kosztów i zobowiązań.
  • Możliwość skorzystania z darmowej prezentacji oprogramowania przez zespół specjalistów. 
  • Proponowana cena powinna stanowić odzwierciedlenie faktycznych korzyści płynących z użytkowania systemu do zarządzania klubem.

Pamiętajcie, pomoc przy systemie zawsze powinna być darmowa i łatwo dostępna.

Niektóre systemy pobierają opłatę za pomoc przy instalacji i konfiguracji systemu.

Innymi słowy – firma tworzy nieintuicyjny i ciężki do zrozumienia system i do tego pobiera od Was opłaty za jego wytłumaczenie.

Nie fair! W takiej sytuacji, powinna Wam się zapalić czerwona lampka.

Przykład oferty cenowej systemu do zarządzania klubem fitness – WodGuru 

  1. Cena za system jest liczona na podstawie ilości aktywnych klubowiczów. 1 klubowicz to kwota 2 zł netto miesięcznie (np. 20 osób to kwota 40 zł miesięcznie, 40 osób to kwota 80 zł miesięcznie).
  2. Po przekroczeniu liczby 150 aktywnych klubowiczów cena zatrzymuje się przy 300 zł. Jest to kwota niezmienna bez względu na rosnącą liczbę członków klubu. 
  3. Brak jakichkolwiek limitów w użyciu systemu.
  4. Miesięczna cena określana na podstawie bieżącej liczby klubowiczów. Cena stanowi odzwierciedlenie faktycznych korzyści płynących z użytkowania programu.
  5. Wszystkie dostępne funkcjonalności w jednej cenie, bez żadnych dodatkowych kosztów.
  6. Jedyne dodatkowe opcje płatne to włączony na życzenie moduł czytnika kart klubowych (+10 zł miesięcznie) i moduł drukarki fiskalnej (+20 zł miesięcznie).
  7. Darmowe konto dla kont nieprzekraczających 10 klubowiczów – bez limitu czasu.
  8. Darmowy miesiąc od faktycznego rozpoczęcia korzystania z systemu – gdy liczba klubowiczów przekroczy 10 osób.
  9. Bezpłatne przeniesienie danych z innego systemu i stała darmowa pomoc telefoniczna / przez dostępny w platformie czat.

Sprawdź też:

Ile kosztuje system do zarządzania klubem?

Ile kosztuje otwarcie klubu fitness? Najważniejsze kategorie wydatków


Jakie są zalety systemu do zarządzania klubem?

Dobry system do zarządzania klubem zawiera wartościowy zestaw narzędzi, które stanowią istotny element wsparcia pracowników oraz powodują zadowolenie klientów. Oprogramowanie umożliwia organizację większości aspektów działalności w jednym miejscu oraz wykonanie większości zadań na komputerze, tablecie bądź z telefonu komórkowego. Dlatego też wdrożenie elektronicznego systemu w Twojej siłowni, akademii, boxie, studiu czy klubie fitness, jest jednym z najlepszych sposobów usprawniających całą jego działalność. System do zarządzania klubem fitness to godny następca papierowej formy zarządzania, która była częstą przyczyną utraty informacji i występowania błędów w dokumentacji.


Kierowanie zadaniami operacyjnymi klubu w jednym, centralnym miejscu to wygoda, oszczędność czasu i skuteczność, które przekładają się na zyski firmy. Dostępne systemy umożliwiają przetwarzanie płatności, planowanie zajęć, kontrolę frekwencji, rezerwowanie zajęć, generowanie i analizowanie raportów bez konieczności korzystania z innych oprogramowań. Sprawny system sprowadzi do minimum twoje codzienne obowiązki administracyjne, automatyzując zadania, które może wykonywać bez Twojego udziału.


Przygotowaliśmy dla Ciebie darmowy plik Excel: „Lista rzeczy do sprawdzenia przy wyborze systemu do zarządzania klubem”


Kompleksowe oprogramowanie do obsługi Twojego klubu fitness a funkcjonowanie firmy

Zarządzanie klubowiczami

System, który ułatwia zarządzanie całą bazą klubowiczów i potencjalnych klientów, jest niezbędnym elementem prowadzenia klubu. Oprogramowanie dzięki swojej funkcjonalności zapewnia zintegrowane rozwiązania usprawniające cały proces działania klubu bez względu na ilość jego członków. Dzięki wbudowanym funkcjom z zakresu komunikacji i integracją z np. z bramką SMS, pomoże Ci podjąć działania: począwszy od poszukiwań potencjalnych klientów klubu, prowadzenia sprzedaży z wykorzystaniem kampanii mailowych i SMS, kończąc na skutecznym procesie pozyskiwania nowych członków.
Możliwość rozgraniczenia kont osób zainteresowanych klubem – od tych, które są pełnoprawnymi jego członkami, otwiera współpracownikom drogę do prowadzenia skutecznej kampanii reklamowej. Dostępna opcja wglądu do kont użytkowników (statystyk, frekwencji, wybranych ofert, produktów i karnetów) kreuje skuteczną strategię marketingową. Umiejętny monitoring i kontrola działań klubowiczów daje gwarancję, że żaden lead nie zostanie pominięty w strategii marketingowej firmy, a Twoje działania zmniejszą do minimum ryzyko prześliźnięcia się potencjalnych, obiecujących klientów.

Zarządzanie kontami współpracowników i ich uprawnieniami

Korzystając z systemu zawierającego narzędzia do kontroli i przydzielania odpowiednich dostępów do klubu dla współpracowników, właściciel może w skuteczny sposób pomóc zespołowi pracować efektywniej. Oprogramowania zapewniają funkcje umożliwiające szybkie rozwiązywanie problemów z zakresu planowania pracy personeluprzydzielania obowiązkówwsparcia w komunikacji wewnętrznej i relacjach współpracowników. Poza tym odpowiedni system do zarządzania klubem zwiększa produktywność wszystkich współpracowników, co w konsekwencji prowadzi do zadowolenia zespołu i większej satysfakcji klubowiczów.


Dodatkowe usługi: zarządzanie karnetami, marketing, raporty, płatności online, aplikacja mobilna

Zarządzanie karnetami

Bez wątpienia karnety wpływają na efektywność i dynamikę funkcjonowania twojego klubu. Jednak umiejętne zarządzanie karnetami w celu spełnienia oczekiwań wszystkich członków, jest niezwykle trudne i czasochłonne. Automatyzacja codziennych procesów poprzez zapewnienie klientom łatwego dostępu do przeglądania wszystkich harmonogramów zajęć i samodzielnego zarządzania informacjami może zaoszczędzić pracownikom wiele godzin pracy, umożliwiając skupienie swoich działań na innych, równie ważnych aspektach funkcjonowania firmy. System zarządzania klubem daje również gwarancję pełnego bezpieczeństwa wszystkim jego członkom, zapewniając swobodne organizowanie i zarządzanie prywatnymi informacjami, jak na przykład: wyznaczanie osobistych celów, zadań, śledzenie postępów, kontrola osiągnięć itp. Skuteczne administrowanie oferty z wykorzystaniem karnetów, pomaga nie tylko lepiej poznać członków klubu i poziom zainteresowania poszczególnymi zajęciami, ale przede wszystkim wpływa na motywację, zaangażowanie i chęć kontynuacji swoich działań przez klubowiczów. 

Płatności online

Elektroniczne rozliczanie zapewnia bardziej opłacalny i skuteczny sposób otrzymywania comiesięcznych opłat członkowskich. Każdy wysokiej jakości system do zarządzania klubem sportowym, swoją ofertą obejmować będzie płatności internetowe, które umożliwiają automatyczne zarządzanie cyklicznymi płatnościami wszystkich członków klubu. Poza tym niektóre z dostępnych na rynku programów gwarantują przetwarzanie płatności za pośrednictwem witryny internetowej oraz uwzględnienie opłat za nieterminową wpłatę należności. 

Wnikliwe raporty

Skuteczny system do zarządzania klubem sportowym umożliwia ich właścicielom tworzenie wnikliwych raportów i zestawień opartych na danych z systemu. Możesz monitorować i weryfikować szereg ważnych wskaźników, takich jak: przychody, konwersja potencjalnych klientów, sprzedaż, wybory klubowiczów, frekwencję i koszty pracowników. Trenerzy również mają możliwość generowania raportów dotyczących wydajności każdego klubowicza. Dodatkowo posiadają uprawnienia do udostępniania członkom wykresów postępów i wskazówek. Możliwości te stanowi silny element motywacyjny do osiągania sukcesów i kontynuowania członkostwa w klubie. 

WodGuru jest polecanym systemem do zarządzania klubem.

Masz nieograniczony okres testowy! Zarejestruj swoje konto i sprawdź na własnej skórze, jak WodGuru może pomóc w prowadzeniu klubu.
Wypróbuj za darmo
Umów się na darmowe demo

Co musisz wziąć pod uwagę, gdy chcesz podjąć próbę wyboru odpowiedniego systemu do zarządzania klubem?

Wybór odpowiedniego systemu do zarządzania klubem sportowym nie należy do łatwych decyzji. Warto wziąć pod uwagę kilka kryteriów, których spełnienie stanowi niepodważalny atut danego systemu.


Integracja działań na wszystkich płaszczyznach zarządzania klubem

Dostęp do systemu

Na rynku dostępne są jeszcze systemy które instaluje się na komputerze. Zdecydowanie powinno się od tego odchodzić! Taka forma programu do zarządzania klubem fitness ma dużo więcej minusów niż zalet, na przykład:

  • Dostęp do systemu tylko z komputera na którym jest zainstalowany program,
  • Problem z komputerem – brak działającego systemu i potencjalna utrata danych,
  • Zmiana komputera – instalacja systemu od nowa,
  • Brak dostępu do zewnętrznych zapisów na zajęcia i do rejestracji dla nowych klubowiczów.

Wasz system powinien być umieszczony w chmurze, co daje ogromne możliwości. Na przykładzie WodGuru:

  • Dostęp z przeglądarki, z każdego urządzenia podłączonego do internetu (telefon, tablet, laptop, telewizor),
  • Dostęp z każdego miejsca z dostępem do internetu,
  • Aplikacja mobilna dla Was i dla klubowiczów,
  • Możliwość integracji systemu ze stroną www,
  • Ochrona danych – dane są szyfrowane i zabezpieczone w chmurze.

Aplikacja mobilna

Zarówno członkowie klubu, jak i jego właściciel to osoby, które w realizacji swoich codziennych obowiązków wykorzystują aplikacje mobilne. Bez wątpienia aplikacja mobilna to stale rosnący trend wśród klientów. Twój klub powinien zaspokoić ich oczekiwania, co w rezultacie wzmocni Wasze wzajemne relacje i usprawni współpracę z członkami klubu. Informacje i funkcje, takie jak rezerwacje online, dostępne karnety, aktualna oferta i śledzenie postępów treningu powinny być łatwo dostępne na wszystkich urządzeniach. Niektóre systemy są również w stanie zapewnić niestandardową, dedykowaną aplikację mobilną. Dostosowują wówczas jej wygląd do danego klubu (ikona, podpis). Klienci pobierając aplikację na telefon z systemem Android lub iOS, mają możliwość nawiązywania kontaktu bezpośrednio z pracownikami swojego klubu. Opcja ta stanowi pozytywną cechę zarządzania klubem, znacznie zwiększającą poczucie satysfakcji, komfortu i lojalności klubowiczów. Więcej na temat sposobów wdrożenia aplikacji mobilnej w funkcjonowanie klubu oraz jej zalet znajdziecie tutaj.

Integracja ze stroną www / Facebook

Ważnym aspektem przy wyborze systemu, jest zwrócenie uwagi, czy dane oprogramowanie swoją ofertą obejmuje integrację systemu z internetową witryną klubu. System do zarządzania klubem powinien być odzwierciedleniem marki firmy, zapewniając klientom ten sam wygląd i styl, który posiada strona www. Spójność ta daje poczucie bezpieczeństwa i swobodę korzystania z oprogramowania zarówno dla klubowiczów, jak i wszystkich współpracowników klubu. Połączenie grafiku zajęć, formularza rejestracyjnego z kupnem karnetu, czy też formularza na pierwsze darmowe zajęcia ze stroną gwarantuje efektowne zarządzanie działalnością klubu. Większość dostawców systemu oferuje pełną integrację i markowe narzędzia internetowe, które współpracują ze wszystkimi, najpopularniejszymi platformami internetowymi.Jeśli zastanawiasz się, co powinna zawierać strona www klubu fitness zajrzyj do wcześniejszego artykułu, który znajdziesz tutaj.

Monitor i smartfon

Oczekiwania współpracowników i członków klubu

Poziom obsługi klienta

W Twoim obiekcie potrzebny jest system do zarządzania, który zapewnia pomoc począwszy od procesu wdrażania oprogramowania po bieżące wsparcie techniczne. Szybka reakcja w rozwiązaniu zaistniałych problemów to baza prawidłowej obsługi klienta. Działania te swoim zakresem powinny obejmować takie funkcje jak: sekcję online (FAQ, blog, MS, filmy instruktażowe), e-mail i wsparcie techniczne.

Określenie potrzeb Twojego klubu

Większość dostępnych na rynku systemów do zarządzania obiektami sportowymi gwarantuje podstawową funkcjonalność niezbędną do jego uruchomienia. Przy wyborze oprogramowania zwróć uwagę na poziom oferty. Niektórzy dostawcy mogą posiadać silniejsze spektrum działań od konkurencyjnych systemów (np. marketing, mobilność, zaangażowanie społeczności, dodatkowe funkcje). Przed rozpoczęciem poszukiwań najlepszego programu niezbędne jest jasne sprecyzowanie potrzeb, celów krótko- i długoterminowych oraz wyróżnienie obszarów działań wymagających poprawy. Każdy program jest unikatowy i na swój sposób innowacyjny. Większość posiada własny interfejs użytkownika, specjalistyczne aplikacje i funkcje, które swoją użytecznością i designem przyciągają do siebie klientów. Poświęcając czas na określenie, co chcesz ulepszyć i zoptymalizować w działaniach, będziesz gotowy na wybór systemu dostosowanego do twoich potrzeb.

Zyski – Bottom line 

Rosnące trendy społeczne związane z propagowaniem zdrowego trybu życia i aktywności fizycznej, powodują szybki wzrost konkurencyjnych kubów sportowych. Wykorzystanie systemu do zarządzania klubem jest skutecznym sposobem na usprawnianie działań marketingowych. Wówczas możesz skupić się na rozwoju firmy i wysokim poziomie obsługi klienta.Zachęcamy do sięgania po bezpłatne wersje próbne systemów lub korzystanie z możliwości demonstracji działania oprogramowania z jego dostawcą. Umożliwia to uzyskanie konkretnych odpowiedzi dotyczących potrzeb i oczekiwań firmy. Wybór najlepszego systemu z pewnością będzie wymagał zaangażowania i sporej ilości czasu przeznaczonego na rozmowę z różnymi dostawcami. Poświęcony wysiłek w bardzo szybkim czasie zostanie zrekompensowany wsparciem systemu w funkcjonowaniu klubu. Software do zarządzania klubem jest jednym z głównych czynników prowadzących do sukcesu firmy.


Przygotowaliśmy dla Ciebie darmowy plik Excel: „Lista rzeczy do sprawdzenia przy wyborze systemu do zarządzania klubem”


WodGuru jest polecanym systemem do zarządzania klubem.

Masz nieograniczony okres testowy! Zarejestruj swoje konto i sprawdź na własnej skórze, jak WodGuru może pomóc w prowadzeniu klubu.
Wypróbuj za darmo
Umów się na darmowe demo